Sztukę pisania listów wyparły e-maile. To może mniej romantyczny sposób korespondencji, ale na pewno szybszy i wygodniejszy. Warto jednak wiedzieć, że pisanie e-maili, tak jak listów, rządzi się pewnymi zasadami. O internetowej etykiecie rozmawiamy z Pawłem Guttem, specjalistą od savoir-vivre i dyplomacji z firmy „Animatorzy”.
– Jak powinniśmy zacząć maila do nieznanej osoby?
– „Szanowny Panie/Pani” będzie dobrym wstępem, jeśli to e-mail w interesach. Powinniśmy się przedstawić w kilku słowach i wyjaśnić, dlaczego zwracamy się właśnie do tej osoby. Można również zacząć od „Dzień dobry”. Pamiętajmy także o grzecznym pożegnaniu. Jeśli odbiorca wiadomości odpowie „Cześć!” – ty również możesz przejść na mniej oficjalny ton. Ale zasada „powitanie plus pożegnanie” nadal obowiązuje, także w internetowej korespondencji. Przecież kiedy spotykasz na ulicy znajomego, nie krzykniesz mu: „Bądź u mnie o 17.00”, jeśli chcesz go zaprosić na herbatę.
– Jak zatytułować maila?
– Tytuł jest bardzo ważny, bo pozwala zaoszczędzić czas odbiorcy. Powinien być krótki, a zarazem treściwy. „Spotkanie odwołane” albo „Organizuję wycieczkę” to dobry tytuł. Natomiast „Zapomniałem wspomnieć” albo „???” już nie. Może to oznaczać wszystko. Jeśli odpowiadamy po raz kolejny “re: re: re: “ może to być dla odbiorcy nieczytelne. Lepiej wpisać nowy tytuł. Etykieta oraz zdrowy rozsądek nakazuje także nie załączać plików większych niż 1 megabajt, chyba że uzyskałaś uprzednio pozwolenie rozmówcy.
– Jakim stylem pisać?
– Tu będę nieprzejednany. Tylko Times New Roman, ewentualnie Arial, dwunastka, bez pogrubienia. Kolorowe maile, szaleństwa z czcionkami możemy zostawić dla najbliższych przyjaciół, którzy zniosą nasze ekstrawagancje. Jeśli chcemy z niebieskiej czcionki zrobić swój znak firmowy, bądźmy przygotowani na narzekania: „Ale to się ciężko czyta”.
– Czego jeszcze unikać?
– Zdecydowanie denerwujące są maile grupowe. Jeśli wysyłamy list do większej grupy ludzi, zaznaczmy na końcu: „Odpowiedz tylko nadawcy”. Inaczej zbiorowa lista, np. preferencji potraw na firmowy obiad, będzie krążyć wśród respondentów i zaśmiecać im skrzynki.
Dominika Bieńkowska