Jest wiele sposobów i możliwości zwracania uwagi osobom, których zachowanie nam nie odpowiada. Najbardziej popularny to bezpośrednie powiedzenie, co leży nam na sercu, ale… Pojawia się pytanie jak to zrobić, by nie urazić tej drugiej osoby.
Dzisiejszy rozwój technik związanych z komunikacją interpersonalną rodzi nowe, lepsze, a przede wszystkim dużo bardziej przyjemne sposoby udzielania kolokwialnie nazwanej krytyki. Większość firm coraz częściej oferuje swoim pracownikom szkolenia z zakresu „informacji zwrotnej”. Dużo uwagi poświęca się na wzrost świadomości i rozwój umiejętności komunikacyjnych w świecie biznesu. Warto jednak zaznaczyć, że jej stosowanie nie ogranicza się tylko do środowiska pracy. Zasady informacji zwrotnej są na tyle uniwersalne, że z powodzeniem można je stosować w domu czy w kontaktach z przyjaciółmi.
By szerzej zacząć mówić o zasadach informacji zwrotnej, należy zacząć od intencji jakie nam towarzyszą, w momencie gdy chcemy ją stosować. Udzielanie konstruktywnej krytyki jest sztuką. Krytykanctwo przeciwnie jest czymś. co przychodzi bardzo łatwo i nie wymaga pracy. Oczywiście skutki tych obu form „krytykowania” są diametralnie różne. Jeżeli naszą intencją jest wyraźne zranienie drugiej osoby, to z powodzeniem możemy łamać zasady „informacji zwrotnej”, wtedy z pewnością osiągniemy nasz cel. Z drugiej strony, jeżeli zależy nam na zmianie zachowania danej osoby oraz na tym by krytyka dla jej odbiorcy była pomocna, to watro poznać podstawowe zasady informacji zwrotnej i umiejętnie je stosować.
Jak udzielać informacji zwrotnej?
Trzeba mieć w sobie wiele miłości, aby nasza krytyka skierowana przeciwko innemu człowiekowi wyszła mu na dobre twierdził Mikołaj Gogol. Dodatkowo przekazywanie drugiej osobie naszej opinii o niej wymaga od nas wiele odpowiedzialności i delikatności. Aby skutecznie udzielać konstruktywnej krytyki w pierwszej kolejności należy poznać podstawowe zasady informacji zwrotnej. Warto także jej stosowanie poćwiczyć w trakcie szkoleń czy warsztatów z komunikacji. Następnie konsekwentnie ją wykorzystywać w praktyce. Podczas udzielania informacji zwrotnej należy skupić się na faktach i na nich opierać rozmowę. Krytykujemy kogoś za konkretne wydarzenie, a nie za całokształt. Ważne jest także by rozmawiać z partnerem bezpośrednio i na osobności. Dodatkowe audytorium tylko podburzy atmosferę i wzbudzi nieufność w odbiorcy. W trakcie wypowiedzi należy posługiwać się konkretnymi argumentami. W sposób zrozumiały i jasny wskazać dobre, a potem złe strony danej sytuacji. Istnieje wiele czynności, których warto unikać podczas udzielania informacji zwrotnej. Zdecydowanie nie należy z uporem maniaka naciskać na drugą osobę i wymuszać na niej przyznania się do winy. To, że dana osoba to zrobi, nie gwarantuje, że zmieni swoje zachowanie! Nie warto także natrętnie powtarzać zarzutów, gdy odbiorca już je przyjął do wiadomości. Zbędne jest zadręczanie rozmówcy pytaniami dlaczego zrobił to, co krytykujesz. Ważne jest, by rozmawiać o tym co zostało zrobione i jak temu zaradzić. Skupmy się na przyszłości, nie na przeszłości. To są wstępne uwagi dotyczące informacji zwrotnej – wydają się proste i banalne? Tak. Jednak jak trudno je stosować w praktyce, można poznać próbując ćwiczyć na neutralnym gruncie (np. podczas warsztatów czy treningu z umiejętności miękkich). Warto jeszcze wspomnieć o tym, że po udzieleniu informacji zwrotnej należy zachęcić partnera, do jasnego wyrażenia opinii i wskazania elementów z czym się zgadza, a co go niepokoi. W takiej sytuacji podtrzymany zostanie partnerski układ rozmowy i nie wystąpi zjawisko przewagi jednej ze stron.
Dzięki konsekwentnemu stosowaniu konstruktywnej krytyki, nasze relacje w pracy czy w rodzinie zostaną skutecznie pozbawiane niedomówień i niepotrzebnych nieporozumień. Podczas stosowania informacji zwrotnej kontakty interpersonalne stają się bardziej klarowne i szczere. Nie zachodzi zjawisko wzajemnego oczerniania i przepychanki słownej, tak jak to występuje podczas monotonnych dyskusji czy burzliwych kłótni.
Choć zasady informacji zwrotnej są uniwersalne, nie został jeszcze wypracowany jeden wzór i gotowy szablon, którego można by było stosować zawsze i wobec wszystkich osób. W życiu codziennym żyjemy w wielu różnego rodzaju relacjach na płaszczyźnie prywatnej oraz zawodowej. Inaczej postrzegamy to samo zachowanie u koleżanki z pracy, a inaczej u bratowej czy przyszłej żony naszego syna. Dodatkowo różnorodność osobowości ludzi, z którymi mamy kontakt, nie pozwala nam na jednakowe stosowanie wyuczonych formułek. Dlatego warto zawsze pamiętać jakie są intencje naszej „krytyki” i co chcemy przez nią osiągnąć. Jeżeli jest to pomoc i dobro drugiego człowieka, to po prostu mu je przedstawić, po czym szczerze wskazać na problematyczne kwestie. Przede wszystkim trzeba być otwartym na konstruktywną krytykę ze strony innych ludzi. Pamiętajmy, że ze szczerej informacji zwrotnej możemy dowiedzieć się więcej o sobie i rozpocząć drogę ku pozytywnym zmianom.
tekst: Natalia Radzimska
Więcej informacji na www.dojrzewalnia.pl.